Nesta área, podemos exemplificar com os documentos gerados pelo setor de compras de uma Prefeitura Municipal. O grande volume de documentos existente, a necessidade de acessá-los continuamente e com agilidade faz com que seja esta uma aplicação muito indicada para a digitalização. Assim também poderíamos citar outras áreas da administração municipal em que é adequada a implantação da digitalização:
- No setor contábil;
- No setor de controle do espaço urbano (autorização para construção, autorização para funcionamento de empresas entre eles);
- Na área de Educação com digitalização de documentos de controle acadêmico.
Há ainda outra área em que se recomenda a aplicação da digitalização. É na preservação de imagens históricas do município.
Estes documentos se colocados a disposição para consulta podem ser facilmente desgastados pelo manuseio (mesmo se feito com todo cuidado).
No outro lado se forem guardados sem permitir acesso a interessados perdem também muito a sua razão de ser, pois não permitem que se pesquisa informação neles contidos. A digitalização destas imagens permite a consulta as cópias (sem qualquer prejuízo do original) e se permitirmos acesso via internet poderemos facilitar a realização de trabalho de pesquisas a distância.
