A digitalização de documentos consiste em gerar arquivos digitais a partir de documentos em papel.
Microfilmagem convencional em filme 16 e 35 mm. A transcrição de documentos para microfilmes é uma técnica já há muito utilizada.
No arquivo tradicional de papel é comum que sejam introduzidos fixadores do tipo de clipes, grampos e outros que com o tempo vão se deteriorando causando manchas nos documentos originais.
Por opção do cliente ou necessidade jurídica, muitos documentos necessitam ser mantidos de forma física.
A Digitalização de documentos oferece uma grande vantagem para empresas e repartições públicas, mas de nada adianta digitalizar documentos sem uma forma rápida e segura de recuperá-los quando necessário.
Não pois o custo para digitalizar uma página, com todo o processo que envolve o serviço custa menos que o valor de uma fotocópia.
Este é um outro diferencial do serviço que é executado pela SERVAN. Ao serem entregues os bancos de dados compostos das imagens dos documentos, será instalado na máquina do cliente um programa que, por meio do índice de localização, permite a recuperação das imagens. Este programa é personalizado para o cliente e é fornecido pela SERVAN sem qualquer custo.
Como os documentos estão em formato digital podemos utilizar todas as facilidades disponíveis na informática. Para isso logo após a digitalização dos documentos a equipe técnica da Servan irá gerar estruturas de indexação dos arquivos gerados. Estes índices serão montados seguindo se orientação do cliente que vai dizer que forma os documentos estão arquivados e a maneira de pesquisa-los. Deve se observar que pode se fazer junção dos índices gerados pela equipe técnica da SERVAN com bancos de dados mantidos pelos clientes deforma a ampliar e facilitar a consulta digitalizada.
Esta é uma das maiores vantagens que a digitalização de documento propicia. Todos os mecanismos de controle que podem ser aplicados em ambientes informatizados estão aqui disponíveis. Você poderá ter um perfeito controle que será oferecido por senhas e todos os registros dos acessos efetuados. Nunca mais ocorrerão “desaparecimento” de documentos ou seu arquivamento após a consulta em lugar errado.
Sim todo tamanho de documento pode ser digitalizado. Desde pequenos documentos (por exemplo cartão de visita) até folhas maiores (como mapas)podem ser digitalizados. Também podem ser digitalizados cheques, documentos administrativos e até mesmo documentos encadernados. Neste caso serão necessários equipamentos de maior porte (“scanners”), especiais que podem ser disponibilizados pela Servan.
Foi publicado em 19/03/2020 o Decreto Federal nº 10.278. Esse decreto regulamenta as técnicas e requisitos para digitalização de documentos públicos e privados, com o objetivo de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
PDF-A é o formato que garante a autenticidade de documentos em relação ao original, é o formato principal utilizado no setor público e privado para digitalização de documentos.
